Учимся работать в современных условиях: автоматизация документооборота

Учимся работать в современных условиях: автоматизация документооборота.

В условиях активной цифровизации важно иметь под рукой удобные и современные инструменты для развития бизнеса. И автоматизация документооборота уже стала нормой для многих компаний. Сотрудники и руководители тратят намного меньше времени на обработку документов, рутинных операций.

Примечательно, что сегодня на рынок выходит новый тренд, а именно внедрение нейросетей, которые выполняют стандартные операции за сотрудников. Об этом мы еще поговорим, а пока рассмотрим вопрос внедрения электронного документооборота.

Pay assistant сервис для автоматизации документаоборота с фрилансерами и удалеными сотрудниками

Зачем нужна автоматизация процессов?

Напомним, что при выборе автоматизированного документооборота все основные справки, отчеты и другие документы становятся цифровыми. Это означает, что работа с ними занимает в разы меньше времени. По сути, это логический переход бизнеса на новый этап развития делопроизводства, когда упрощается подписание, отправка и хранение документов.

Стоит отметить, что в России цифровизация документооборота уже несколько лет подряд выходит на первый план. Многие компании и даже отдельные банки предлагают собственные системы ЭДО (электронного документооборота) и платформы для автоматизации. Все они имеют свои плюсы и минусы. Компания получает удобную систему обмена данными, как внутри организации, так и с партнерами или государственными органами.

Автоматизировать можно любые рутинные процессы, но особенно полезна такая система, будет для компаний с разветвленной структурой, где используется большое количество типовых документов. На первый план выходит скорость принятия решений, подписание и передача документов в работу.

Вариантов автоматизации может быть несколько:

1. Переход на стандартную систему – организация сможет передавать данные между сотрудниками и партнерами. В данном случае дополнительные модули системы не подключаются.
2. Расширенная система – компания докупает модули для полноценной автоматизации и перемещения документов внутри организации.
3. Полная автоматизация – возможна при выборе цифровых систем управления процессами. По сути, это уже будет полноценная CRM-система со своими модулями и автоматизированным документооборотом внутри компании.

Возникает закономерный вопрос – можно ли создать собственную систему автоматизации? Теоретически это возможно, особенно если компании работает в IT-сфере. Однако на практике выгоднее использовать готовые решения, когда заключается договор с оператором ЭДО и приобретается электронно-цифровая подпись.

Обратите внимание, что такие системы обычно условно-бесплатные или доступны в ограниченном режиме. Например, система автоматизации от Сбера доступна только для клиентов банка, а другие специализированные платформы предлагают услуги на условиях подписки. Как правило, плата составляет от 7-10 тысяч рублей в месяц.

Все же для бизнеса выгодно выбирать системы, с которыми можно наладить все внутренние процессы коммуникации. Например, такие как сервис Pay Assistant, где реализована возможность работы с внештатными сотрудниками (фрилансерами). Главная фишка сервиса в том, что компания может не только автоматизировать документооборот, но и сможет одновременно ставить задачи огромному штату специалистов.

Pay Assistant подойдет для работы СPA и CPM сетей, а также IT-компаний, колл-центров, онлайн-школ и любым современным организациям. Безопасная передача интеллектуальных прав, работа с документами и возможность интеграции системы по API. Это лишь малая часть от удобного для бизнеса функционала.

Какие задачи решает автоматизация документооборота

Понять, что автоматизация действительно нужна бизнесу можно на нескольких примерах. В обозримом будущем подобные цифровые системы станут нормой для любого бизнеса. И тут важно учитывать, что размеры компании обычно провоцируют появление типичных проблем: плохая взаимосвязь между отделами, трудности с поиском информации, потеря документов.

Электронный документооборот решает несколько задач:

1. Проблема рутинных операций, отнимающих много времени – возможность отказаться от бумажных документов и перейти в цифровой формат ведения бизнеса. Документы всегда под рукой для оперативного принятия решений.
2. Проблема сложного поиска документов – с автоматизацией отправка, передача и поиск осуществляется внутри сервиса.
3. Проблема согласования документов – при выборе автоматической системы все документы движутся по последовательной цепочке: начиная от сотрудника и заканчивая руководителем.
4. Проблема расходов на принтеры, бумагу и другие материалы – электронный документооборот сокращает все расходы, связанные с физическими носителями информации.
5. Проблема утечки данных – повышается уровень конфиденциальности, безопасность передачи интеллектуальных прав.

Соответственно, если в компании много типовых документов, то автоматическая система ЭДО помогает оптимизировать процессы: шаблоны документов, автоматическое заполнение, быстрая отправка и согласование.

Экономим время с помощью Pay Assistant

Как мы уже написали выше, сервис Pay Assistant позволяет работать с любым объемом информации и удаленными сотрудниками. И это не только оптимизация документооборота, но и эффективная постановка задач. Например, компания работает с 15 самозанятыми специалистами и с каждым нужно заключить договор: подготовка, создание документа, согласование с юристами – на все процессы уходит много времени.

Как правило, бизнес тратит не менее 30-40 часов в месяц на рутинные процессы, которые легко можно автоматизировать и сделать максимально безопасными. Сервис Pay Assistant позволяет сэкономить время и наладить стандартные процессы взаимодействия с удаленными сотрудниками, где бы они ни находились.

К слову, сервис будет полезен не только для компании, но и отдельных ее представителей – бухгалтера, руководителя или сотрудников. С помощью Pay Assistant можно заключать один договор со всеми специалистами, получать документы в автоматическом режиме и формировать выплаты.

Надеемся, что наша информация была полезна для вас и компания сможет по достоинству оценить все преимущества автоматического документооборота.